Het is weer zo’n moment. Je hebt in de vakantie wat managementboeken en blogs gelezen, en je denkt: ‘Vanaf nu pak ik het anders aan: ik ga beter luisteren en écht goede gesprekken voeren met mijn medewerkers.’ Maar alle verworven kennis ten spijt, zit je na het eerste stroeve overleg weer volop in je oude patronen.
Allereerst: goed plan! Uit Brits onderzoek (IC Index) blijkt dat managers namelijk prima kunnen zenden (lees: hun eigen ideeën uitdragen), maar dat het met hun luistervaardigheid slechter is gesteld. En dát is juist wat medewerkers vragen.
Wil je dat je gesprek méér is dan eenrichtingsverkeer, zet dan zelf de toon als leidinggevende.
De volgende vijf tips kun je vandaag nog in de praktijk brengen:
1. Kies een intentie
Vóóraf bedenk je met welke intentie je het overleg in wilt. Kost een halve minuut. Bijvoorbeeld: ‘Ik wil eerst begrijpen, dan pas begrepen worden.’ Of ‘Ik ga op zoek naar een nieuw inzicht.’ Of: ‘Ik sta open voor een andere kijk op deze problematiek.’
2. Stel luistervragen
Begin het gesprek met luistervragen in plaats van oplossingsvragen. Een oplossingsvraag is bijvoorbeeld ‘Waarom heb je dat zo gedaan?’. Liever zeg je ‘Wat kunnen we volgende keer beter doen?’ of ‘Wat is voor jou de kern van wat er speelt?’ Het is handig om mee te schrijven in steekwoorden, zo voorkom je dat je in je hoofd al reageert op wat de ander zegt. En ook stiltes mogen er zijn: je verwerkt even wat er is gezegd.
3. Parkeer je eigen gelijk
Natuurlijk deel je ook jouw ideeën. Maar, zeker als jij de leidinggevende bent: doe dat nadat de ander dat heeft gedaan. Vat vervolgens samen waar jullie elkaar vinden: ‘Dus we zien allebei dat de werkdruk te hoog is.’ ‘We denken vanuit een ander perspectief, maar volgens mij willen we … bereiken. Klopt dat?’
Het is ook goed om spanning en ongemak te benoemen: ‘Dit vind ik lastig/ Hier schuurt het.’ Vermijd daarbij wel clichés als: ‘De realiteit is nu eenmaal…’/ ‘Zo werkt het hier’: daarmee sluit je de deur voor alternatieve oplossingen. Liever: 'Hoe zouden we dit hier kunnen toepassen?'
4. Sluit af
Benoem aan het eind wat het gesprek jullie heeft gebracht. Belangrijk: er mag gerust een open einde zijn. Dat wil zeggen dat het gesprek niet is mislukt als de één de ander niet heeft weten te overtuigen, of als je de verschillen niet per se kunt overbruggen. Het kan enorm verfrissend zijn als je dit vooraf zo benoemt. Plan wel een follow-up. En heb je samen afspraken gemaakt? Leg die vast en check later wat eruit is gekomen en heeft opgeleverd.
5. Luister juist naar wie je moeilijk verstaat
Plan bewust gesprekken met die medewerkers die je eigenlijk liefst omzeilt. Dit helpt je uit je eigen bubbel (je kader, zegt luisterexpert Harrie van Rooij) te komen. Hun input geeft je een completer beeld én voorkomt dat je beslissingen neemt op basis van aannames. Wat je kan helpen: zie je eigen overtuigingen als een jasje dat je voor nu uittrekt en aan de kapstok hangt. Zometeen mag ‘ie weer aan.
Kortom: heb je het idee dat jullie meer tégen in plaats van mét elkaar praten?
Begin bij jezelf, sta open voor de ander, en luister actief. Zo haal je meerwaarde uit elk gesprek.
En wil je hier meer over weten? Neem gerust contact op, praten we verder.
Met input van o.a. IC Index en proefschrift Harrie van Rooij 'Luisteren naar ruis'.